PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI KALİTE ÇALIŞMALARI

- Başkanlığımızda 2011 yılı Haziran ayında İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı ile ilgili çalışmalar başlatılmıştır.

- 2011 yılında ADEK Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu tarafından Üniversitemizin tüm birimlerine Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi ile bilgi verilmiş olup, Kalite Politikası, Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Süreçler ve Prosedürler ile ilgili bilgilendirme yapılmıştır.

- 08.06.2012 tarihinde Üniversitemiz yol haritasının ve eylem planlarının belirlendiğine ilişkin değerlendirme toplantısı sonuçları tüm birimlere bildirilmiştir. Bu doğrultuda 2012 Haziran ayında Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi alan personelimiz arasından Dokümantasyon Ekibi ve Eğitim Ekibi belirlenmiştir.

- Yine 2012 yılında oluşturulan Birim Kalite Kurulumuz, süre içerisinde ayrılan üyelerin yerine yenileri seçilmek suretiyle sürekli güncel olarak yenilenmektedir.

- ADEK tarafından Nisan 2013 tarihinde Görev Tanımları, Organizasyon Şeması ve Doküman Listeleri hazırlanması istenilmiş ve hazırlanan belgeler ADEK’e gönderilmiştir.

- 5-6-7/11/2014 tarihlerinde İÜ BKYS çalışmaları kapsamında TSE uzmanları tarafından Prosedür ve Talimatlar, Doküman Kontrolü Prosedürü, Süreç Prosedürü Hazırlama Talimatı ve Talimat Hazırlama Talimatına yönelik eğitim alınmıştır.

- Alınan eğitimler doğrultusunda Başkanlığımız için belirlenen İnsan Kaynakları Yönetimi Prosedürü ve Hizmet İçi Eğitim Prosedürüne ilişkin çalışmalar başlatılmıştır.

- 2015 yılı başında İnsan Kaynakları Yönetimi Prosedürü ve Hizmet İçi Eğitim Prosedürüne ilişkin çalışmalar tamamlanarak dokümanları ile birlikte ADEK’e iletilmiştir.

- 1 Haziran 2015 tarihinde yapılan Çalıştay sonrasında 02-12/06/2015 tarihleri arasında İç Tetkik çalışmaları başlatılmış ve Başkanlığımız İç Tetkikçiler Prof.Dr.Özge ÖZGEN ARUN ve Nilgün UĞUROĞLU tarafından denetlenmiştir.

- 2 Haziran 2015 tarihinde gerçekleşen İç Tetkik sonucunda hazırlanan İç Tetkik Raporu doğrultusunda mevcut prosedürler ve dokümanları üzerinde güncellemeler yapılmıştır.

- 23 Temmuz 2015 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği sonrasında,  İstanbul Üniversitesi Kalite Komisyonu oluşturulmasının ardından 2016 Ocak ayında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK) adı ile çalışan birimimizin İÜ Kalite Koordinatörlüğü adıyla faaliyetine devam edeceği bildirilmiştir.

- 2016 Ocak ayı itibariyle Kalite Koordinatörlüğü ile TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları koordineli olarak yürütülmeye başlanmıştır.

- Bu doğrultuda Organizasyon Şemamız, Görev Tanımlarımız, Prosedürlerimiz, Formlar, İş Akış Süreçleri, Dış Kaynaklı ve İç Kaynaklı Dokümanlarımız üzerinde son güncellemeler yapılmak suretiyle Aralık 2016 itibariyle Kalite Koordinatörlüğüne gönderilmiştir. 25 Kasım 2016 tarihinde Üniversitemiz Kalite Yönetim Temsilcisi olarak Rektör Yardımcısı Prof.Dr.Sedat MURAT, Başkanlığımız Birim Kalite Temsilcisi olarak Personel Daire Başkanı Bilgin HAFIZMEHMETOĞLU ve Birim Dokümantasyon Sorumlusu olarak Şef Emel KIRTILLI TURGAY görevlendirilmiştir.

- 2017 Ocak ayı itibariyle Kurumsal Dış Değerlendirme kapsamında yapılacak saha ziyaretlerine yönelik hazırlıklar tamamlanmış ve 14-17 Şubat 2017 tarihleri arasında Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından yapılacak Kurumsal Dış Değerlendirmeye hazır hale gelinmiştir.

- Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından yürütülen İstanbul Üniversitesinin Kurumsal Dış Değerlendirme Süreci kapsamında Değerlendirme Takımı Kaptanı Prof. Dr. Üstün Ergüder ile birlikte Öznur Oğuzoğlu, Doç. Dr. Yücel Özmen, Prof. Dr. Sultan Taşçı, Prof. Dr. Erdal Emel ve Prof. Dr. Mehmet Barış Özerdem'den oluşan Değerlendirme Takımı Üyeleri 14-17 Şubat 2017 tarihleri arasında ilgili birimin yetkilileri ile bir araya gelerek 2016 yılında yapılan akademik ve idari işleyişe ve eğitim-öğretim faaliyetlerine dair bilgi almış, 2017 yılında yapılması planlanan çalışmaları da değerlendirerek Dış Değerlendirme tamamlanmıştır.

- 16 Mayıs 2017 tarihinde Başkanlığımız Temsilcileri ve Kalite Koordinatörlüğü ile birlikte İyileştirme, Analiz ve Bildirimlerin İyileştirilmesi Toplantısı gerçekleştirilmiştir.

- 23-26 Mayıs 2017 tarihleri arasında Üniversitemizde Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından yürütülen ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi denetimi gerçekleştirilmiştir.

- 23 Mayıs 2017 Salı günü TSE Tetkikçilerinden Tetkikçi Turhan HOCAOĞLU tarafından Başkanlığımızda  ön değerlendirme ve 26.05.2017 Cuma günü Tetkik gerçekleştirilmiştir.

- 26 Mayıs 2017 günü TSE Tetkikçileri tarafından gerçekleştirilen ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Tetkikinin başarıyla tamamlanarak TSE belgesi almaya hak kazandığı ilan edilmiştir.

   



KYS İLE İLGİLİ EĞİTİM VE TOPLANTILAR

- 08.05.2017 tarihinde Kalite Koordinatörlüğü tarafından, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında, 9-16 Mayıs 2017 tarihleri arasında gerçekleştirilecek olan İÇ TETKİK için bilgilendirme toplantısı gerçekleştirilmiş ve İç Tetkik olarak görev yapmak üzere görevlendirilen personele tetkik konusunda gerekli bilgilendirmeler yapılmıştır.

- 07.04.2017 tarihinde Rektörlük Binası Doktora Salonunda Kalite Koordinatörlüğü tarafından, “Kalite Yönetim Sistemi ve Kalite Yönetim Sistemi Programı (KALSİS) Bilgilendirme Toplantısı” yapılmıştır. Toplantı TSE kapsamında çalışılan birimlerin, Birim Kalite Temsilcileri ile Birim Dokümantasyon Sorumlularının katılımıyla gerçekleştirilmiştir.

- 08.11.2016 TARİHİNDE KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜNDE, KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRME SÜRECİNDE 2016 YILI ARALIK AYI İÇERİSİNDE YÜKSEKÖĞRETİM KALİTE KURULU TARAFINDAN YAPILACAK DIŞ DEĞERLENDİRME KAPSAMINDA BAŞKANLIĞIMIZDA MEVCUT DOKÜMANLAR VE KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ÇALIŞMALARI KONUSUNDA BİLGİLENDİRME TOPLANTISI YAPILDI.

     

- 2-3-4 Haziran 2015- İç Tetkik planı

- 1 Haziran 2015  tarihinde İÇ TETKİK ÇALIŞTAYI yapıldı. 

2-3-4 Haziran 2015 tarihlerinde Dairemizde yapılacak İç Tetkik, İç Tetkikçiler Prof.Dr.Özge ÖZGEN ARUN ve Nilgün UĞUROĞLU tarafından gerçekleştirilecektir.

İç Tetkik Konusu: İdari ve Destek Üst Süreci/Personel İşleri Hizmeti Ana Süreci PİHS-2.3 Tanımı, Süreç Yönetim Planı

- 10 Şubat 2015 tarihinde İÜ BKYS çalışmaları kapsamında  iç tetkik çalıştayı yapıldı.

       10 Şubat 2015 tarihinde İletişim Fakültesi konferans salonunda İÜ’nün tüm birimlerinde yapılması planlanan iç tetkik ile ilgili çalışmaların değerlendirildiği bir iç tetkik çalıştayı yapılmıştır. Çalıştaya üniversitemiz fakülte, konservatuar, yüksekokul, enstitü, araştırma merkezi ile idari birimlerinden, kalite kurullarında çalışan, daha önce iç tetkik eğitimi alan ve isimleri ADEK’e bildirilmiş olan 180 civarında akademik ve idari personel katılmıştır. Çalıştay saat 10′ da ADEK Koordinatörü Prof.Dr. Arzu Kihtir ve ADEK üyesi ve Rektör Danışmanı Prof .Dr. Hasan Rıza Güven ‘in açılış ve bugüne kadar yapılan çalışmalar hakkında bilgi veren konuşmaları ile başlamıştır. Daha sonra TSE eğitim uzmanı Hidayet Şahin iç tetkik konusunda genel bilgiler vermiş ve iç tetkik sürecinin nasıl olması gerektiği konusunda yol gösterici açıklamalarda bulunmuştur. İÜ Buyamer ‘in katkıları ile hazırlanan ve İSKOP Projelerinden biri olup Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yazılan BKYS bilgisayar programının tanıtımı ve kullanımı hakkında ADEK ‘de görevli Cengiz Gelen  tarafından bilgi verilmiştir. Çalıştay öğleden sonra saat 13.15′ ten itibaren ,TSE uzmanı Hidayet Şahin’in moderatörlüğünde iç tetkik ve yazılım programı hakkında soru-cevap şeklinde devam etmiştir. Çalıştayda ayrıca planlanan iç tetkikte gönüllü olarak görev almak isteyen akademik ve idari personel de belirlenmiştir.

- 5-6-7 KASIM 2014 tarihinde İÜ BKYS PROSEDÜR VE TALİMAT YAZMA EĞİTİMİ VERİLDİ